چگونه یک ایمیل حرفه ای انگلیسی بنویسیم ؟ درواقع نوشتن یک ایمیل حرفه ای مهارتی است که می تواند تأثیر زیادی بر روابط کاری و تجاری شما داشته باشد .
ایمیل هایی که ساختار درستی دارند ، شفاف و مؤدبانه نوشته شده اند ، بیشتر مورد توجه قرار می گیرند و احتمال دریافت پاسخ از طرف مقابل را افزایش می دهند .
در این مقاله ، به بررسی نحوه ی نوشتن یک ایمیل حرفه ای ، نکات مهم ، اشتباهات رایج و مثال های عملی می پردازیم .
چگونه یک ایمیل حرفه ای بنویسیم ؟ این سؤالی است که هر فرد حرفه ای باید پاسخ آن را بداند . ایمیل یکی از ابزارهای اصلی ارتباطی در محیط های کاری است و یک پیام ضعیف می تواند باعث برداشت نا درست ، عدم دریافت پاسخ یا حتی از دست دادن فرصت های مهم شود .
دلایل اهمیت ایمیل حرفه ای :
- افزایش اعتبار شخصی و حرفه ای
- بهبود ارتباطات در محیط کاری
- افزایش احتمال دریافت پاسخ از گیرنده
- جلوگیری از سوء تفاهم های ارتباطی
2_ساختار استاندارد یک ایمیل حرفه ای
برای پاسخ به این که چگونه یک ایمیل حرفه ای بنویسیم ؟ ابتدا باید با ساختار استاندارد آن آشنا شویم . یک ایمیل حرفه ای از بخش های زیر تشکیل شده است :
A _ موضوع ایمیل (Subject)
- باید کوتاه ، شفاف و مرتبط باشد .
- گیرنده با نگاه اول متوجه موضوع ایمیل شود .
- از عبارات کلی مانند سلام پرهیز کنید .
✅ مثال صحیح : Application for Marketing Manager Position
❌ مثال نادرست : سلام ، یک سؤال دارم
B _ سلام و احوال پرسی (Greeting)
بسته به رسمی بودن ایمیل ، از Dear Mr | Ms . [Last Name] استفاده کنید .
اگر نام گیرنده را نمی دانید ، Dear Hiring Manager _ یا To Whom It May Concern مناسب است .
C _مقدمه (Introduction)
- هدف از ارسال ایمیل را توضیح دهید .
- در صورت لزوم ، خودتان را معرفی کنید .
- مختصر و مستقیم باشید .
✅ مثال :
My name is John Doe ” and I am reaching out to inquire about the marketing position advertised on your website .
D_ بدنه اصلی (Body)
E _ نتیجه گیری و درخواست اقدام (Call to Action)
- از گیرنده بخواهید اقدام مشخصی انجام دهد .
- مودبانه و شفاف باشید.
✅ مثال :
Please let me know if you need any additional information. I look forward to your response.
F _ پایان ایمیل (Closing & Signature)
- از عباراتی مانند Best regards _ Sincerely یا Kind regards استفاده کنید .
- نام و اطلاعات تماس خود را درج کنید.
✅ مثال :
Best regards
John Doe
Email : john.doe@email.com
Phone : +123 456 7890
درخواست مشاوره و دیدن نمونه فیلم های کلاس
3_نکات کلیدی برای نوشتن یک ایمیل حرفه ای
علاوه بر رعایت ساختار استاندارد ، رعایت نکات زیر ضروری است :
A _ زبان رسمی و مؤدبانه داشته باشید
- به جای Hey از Dear استفاده کنید .
- از اصطلاحات عامیانه پرهیز کنید.
- در پایان ایمیل ، از عبارات مودبانه ای مانند I appreciate your time and consideration استفاده کنید .
B _ از اشتباهات گرامری و املایی پرهیز کنید
- ایمیل را قبل از ارسال دوباره بررسی کنید .
- از ابزارهای اصلاح گرامری مانند Grammarly استفاده کنید .
C _ کوتاه و مستقیم بنویسید
- گیرنده احتمالاً وقت زیادی برای خواندن ایمیل های طولانی ندارد .
- فقط اطلاعات ضروری را ذکر کنید .
D _ از قالب بندی مناسب استفاده کنید
- از بولت پوینت ها برای خوانایی بهتر استفاده کنید .
- نکات مهم را Bold یا Italic کنید .
- فضای سفید را رعایت کنید تا متن شلوغ نشود .
4_ رایج ترین اشتباهات در نوشتن ایمیل
برای درک بهتر این که چگونه یک ایمیل حرفه ای بنویسیم ؟
از اشتباهات زیر اجتناب کنید :
1_استفاده از موضوعات نا مشخص
Subject : درخواست کاری → ( نا مشخص )
Subject : Application for Marketing Manager Position
2_عدم رعایت ادب و احترام
من رزومه ام را ارسال کردم ، بررسی کنید !
I have attached my resume for your review. Please let me know if you have any questions .
ارسال ایمیل طولانی و پیچیده
3_جملات طولانی ، خوانایی را کاهش می دهند .
سعی کنید متن را تا حد ممکن مختصر کنید .
4_عدم ارائه درخواست مشخص Call to Action مبهم
منتظر جواب شما هستم .
Could you please confirm if you received my application?
5_عدم استفاده از امضای حرفه ای
✅ همیشه نام کامل و اطلاعات تماس خود را در پایان ایمیل درج کنید .
5 _ نمونه ایمیل های حرفه ای در موقعیت های مختلف
A _ درخواست شغلی (Job Application Email)
Subject: Application for Marketing Manager Position
Dear Hiring Manager
I am writing to express my interest in the Marketing Manager position advertised on your website . With five years of experience in digital marketing , I believe my skills align well with the requirements of this role .
I have attached my resume for your review . Please let me know if you need any additional information.
Best regards
John Doe
B _ پیگیری ایمیل (Follow-up Email)
Subject : Follow-up on Job Application
Dear Mr. Smith
I hope you are doing well . I wanted to follow up on my application for the Marketing Manager position submitted last week . I am very excited about the opportunity and would appreciate any updates regarding the hiring process .
Looking forward to your response.
Best regards
John Doe
3 _ درخواست اطلاعات (Inquiry Email)
Subject : Inquiry About Product Pricing
Dear Customer Support Team
I hope you are well . I am interested in purchasing your new software solution and would like to inquire about pricing options and licensing terms .
Best regards
John Doe
نتیجه گیری : چگونه یک ایمیل حرفه ای بنویسیم ؟
در این مقاله بررسی کردیم که چگونه یک ایمیل حرفه ا ی بنویسیم ؟ و چرا این مهارت برای موفقیت در دنیای کاری ضروری است . با رعایت ساختار استاندارد ، استفاده از زبان رسمی ، و پرهیز از اشتباهات رایج ، می توانید ایمیل هایی حرفه ای و تأثیرگذار بنویسید که ارتباطات شما را بهبود می بخشند .
با تمرین مداوم و رعایت نکات ارائه شده ، می توانید مهارت نوشتن ایمیل های حرفه ای خود را تقویت کنید و تأثیر مثبت تری بر روی گیرندگان ایمیل های خود داشته باشید .
